Cómo ayudar a tus proveedores para que te ayuden a conseguir el presupuesto
Es fácil culpar a la falta de atención al detalle de nuestros proveedores, pero mi experiencia me dice que la desorganización o la falta de claridad en las solicitudes suelen influir. Tanto si hablamos de un DMC como de una empresa de traslados al aeropuerto, los proveedores hacen malabarismos con múltiples solicitudes -especialmente en horas punta- y el inglés no siempre es su lengua materna, por lo que proporcionar solicitudes automatizadas claras con todos los datos del pasajero puede ayudar mucho a resolver algunos de estos problemas.
En la plataforma moonstride, puedes configurar todos los detalles que tengas para un nuevo proveedor, antes de crear el presupuesto. Desde la información básica de contacto hasta perfiles adicionales como la configuración de marketing y la divisa, para que puedas activar las funciones de facturación de moonstride.
Una vez configurado tu proveedor, puedes enviar una solicitud automatizada inteligente por correo electrónico para los servicios requeridos. Tus proveedores sólo tienen que hacer clic en un enlace incrustado en el correo electrónico y son redirigidos a una página web para ver tu solicitud. Pueden marcar o cambiar el estado de confirmación a confirmado, en espera o rechazado. Hay una sección para añadir notas (un espacio útil para sugerir alternativas si es necesario) y para añadir un número de confirmación en los servicios confirmados. Como los clientes están perfilados en la base de datos de moonstride, el proveedor también verá los datos completos del pasajero, incluidos sus nombres y fechas de nacimiento. Disponer de estos datos desde el principio permite a tu proveedor adaptar las solicitudes adecuadamente, sobre todo cuando hay niños de por medio, asegurándose de que los servicios reservados son apropiados para la edad, desde las sillas de coche hasta los tipos de habitación. También puedes enviar la misma solicitud a varios proveedores, lo que te ahorrará mucho tiempo.
Al recibir las solicitudes siempre en el mismo formato, tus proveedores se familiarizarán con el proceso y con lo que deben tener en cuenta. Las solicitudes son mucho más fáciles de procesar que un correo electrónico farragoso con una lista de lo que podrías necesitar, lo que facilita mucho el envío de esta información esencial a tus proveedores, sin correr el riesgo de una mala comunicación o un malentendido. En última instancia, cuanto más clara sea tu solicitud, más probabilidades tendrás de obtener lo que necesitas de tu proveedor, ¡y más fácil te resultará enviar el presupuesto a tiempo!
La autora cuenta con más de una década de experiencia en el sector, y está especializada en viajes experienciales de lujo hechos a medida. Tras haber trabajado en ventas, compra de productos y desarrollo empresarial, cree que unos sistemas y procesos excelentes son los componentes esenciales del éxito de una empresa de viajes, sea cual sea su tamaño.
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