Como ajudar os teus fornecedores a ajudarem-te a obter a cotação

By moonstride | 15 Julho 2020 |

Prometeste ao teu cliente que enviarias um itinerário e um orçamento esta manhã. Devido à diferença horária, esperaste pacientemente durante a noite por um e-mail do teu fornecedor para garantir a disponibilidade. Faz o login e lê o e-mail, mas apercebe-se de que as reservas só têm um quarto quando precisa de dois. Terás de voltar a enviar um e-mail e sentes-te frustrado. Esta é uma sensação demasiado familiar para os consultores de viagens que confirmam os preparativos com os fornecedores por correio eletrónico, especialmente quando trabalham em fusos horários diferentes.

É fácil culpar a falta de atenção ao pormenor dos nossos fornecedores, mas, pela minha experiência, os pedidos desorganizados ou pouco claros têm muitas vezes um papel importante. Quer se trate de um DMC ou de uma empresa de transferes do aeroporto, os fornecedores têm de fazer malabarismos com vários pedidos – especialmente durante as horas de ponta – e o inglês nem sempre é a sua primeira língua. Por isso, fornecer pedidos automáticos claros com todos os dados dos passageiros pode ajudar a resolver alguns destes problemas.

Na plataforma moonstride, podes configurar todos os detalhes que tens para um novo fornecedor, antes de criar a cotação. Desde informações básicas de contacto até perfis adicionais como definições de marketing e moeda, para que possas ativar as capacidades de faturação da moonstride.

Assim que o teu fornecedor estiver configurado, podes enviar um pedido inteligente e automático por correio eletrónico para os serviços necessários. Os teus fornecedores clicam simplesmente numa ligação incorporada no e-mail e são redireccionados para uma página Web para verem o teu pedido. Podem marcar ou alterar o estado da confirmação para confirmado, em espera ou recusado. Existe uma secção para adicionar notas (um espaço útil para sugerir alternativas, se necessário) e para adicionar um número de confirmação nos serviços confirmados. Uma vez que os clientes têm um perfil na base de dados da moonstride, o fornecedor também verá os dados completos do passageiro, incluindo nomes e datas de nascimento. Ter este detalhe desde o início permite ao fornecedor adaptar os pedidos de forma adequada, especialmente quando estão envolvidas crianças, assegurando que os serviços reservados são adequados à idade, desde cadeiras de automóvel a tipos de quarto. Também podes enviar o mesmo pedido a vários fornecedores, o que poupa muito tempo.

Ao receber sempre pedidos no mesmo formato, os teus fornecedores familiarizar-se-ão com o processo e com o que devem procurar. Os pedidos são muito mais fáceis de processar do que um e-mail redigido com uma lista do que podes precisar, o que facilita muito o envio destas informações essenciais aos teus fornecedores, sem correr o risco de falhas de comunicação ou mal-entendidos. Em última análise, quanto mais claro for o teu pedido, maior será a probabilidade de obteres o que necessitas do teu fornecedor e mais fácil será receber o teu orçamento a tempo!

A autora tem mais de uma década de experiência no sector, especializando-se em viagens de luxo e experiências personalizadas. Tendo trabalhado em vendas, compra de produtos e desenvolvimento de negócios, acredita que sistemas e processos excelentes são os elementos essenciais para uma empresa de viagens de sucesso, independentemente da sua dimensão