Hoe een Team Inbox je helpt de beste klantenservice te bieden
moonstride’s e-mailtracking geeft gebruikers alle voordelen van een team-inbox. Of u nu een klein of groot reisbedrijf bent, het bekijken van alle communicatie op één plek is om zoveel redenen van onschatbare waarde. Hier zijn de grote voordelen die u misschien nog niet eerder hebt overwogen;
1. Betere samenwerking
Als iedereen in het bedrijf kan zien wat er met een klant gebeurt, wordt het veel gemakkelijker om samen te werken. Als iemand ziek, op vakantie of op familiebezoek is, kunnen collega’s eenvoudig de klantenservice overnemen, met volledige transparantie van alle eerdere gesprekken. Het is niet nodig om e-mails door te sturen, informatie te kopiëren en te plakken of iemand lastig te vallen met een telefoontje – controleer gewoon de inbox!
2. Flexibiliteit
Als je een kleiner bedrijf bent, voel je je misschien gespannen op bepaalde piekmomenten in het jaar, of dat nu een drukke boekingsperiode is of een typische piek in de zomerreistijd. De gedeelde inbox stelt andere teamleden in staat om in te springen en te helpen met de klantenservice of bevestigingen tijdens deze perioden, zodat het serviceniveau niet daalt. Als je een groter bedrijf hebt, heb je natuurlijk te maken met personeelsverloop, dus het is gemakkelijker om nieuwe teamleden in het systeem te integreren met een gedeelde inbox, en voormalige collega’s zullen geen onbeantwoorde e-mails achterlaten.
3. Gemakkelijker om problemen of klachten aan te pakken
Als de communicatie volledig transparant is, kan een manager of collega ingrijpen en helpen bij problemen of klachten. Ze kunnen de communicatie met leveranciers bekijken, maar ook gesprekken tussen de reisplanner en de klant, wat van onschatbare waarde is als je aan de ontvangende kant staat van een onverwacht telefoontje buiten kantooruren dat snel moet worden opgelost. Omdat alle bijlagen ook netjes worden opgeslagen, hoef je ook niet te zoeken naar belangrijke bijlagen.
4. Slimme e-mailsjablonen
Gebruik het systeem om uw standaard veelgebruikte e-mailsjablonen in te stellen die door iedereen in het bedrijf kunnen worden gebruikt, van antwoorden op vragen tot herinneringen vooraf. Bezorgd dat uw bedrijf het persoonlijke tintje zal verliezen? Dat hoeft niet, want elke e-mail kan door elke gebruiker zo veel of zo weinig worden aangepast als u wilt, maar ziet er gegarandeerd professioneler uit en bespaart u tijd.
5. Je e-mails altijd en overal centraal volgen en registreren
Als je buiten werktijd e-mails verstuurt vanaf je telefoon of e-mails verstuurt via je persoonlijke e-mailaccount, kun je deze e-mails nog steeds volgen. Door je e-mail door te sturen naar het communicatiespecifieke e-mailadres, wordt het gewoon opgeslagen in het communicatiespoor, wat betekent dat informatie die eerder verloren zou zijn gegaan, veilig in het systeem wordt opgeslagen.
De auteur heeft meer dan tien jaar ervaring in de op maat gemaakte reisindustrie, gespecialiseerd in luxe, ervaringsgerichte reizen. Ze heeft gewerkt op het gebied van verkoop, inkoop en bedrijfsontwikkeling en gelooft dat goede systemen en processen de essentiële bouwstenen zijn van een succesvol reisbedrijf, ongeacht de grootte.
Gerelateerde berichten
